Persondatapolitik for Holbæk Højskoleforening
Version: 12. november 2018
Holbæk Højskoleforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en respektfuld og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på de dataansvarlige
Holbæk Højskoleforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Navn: Holbæk Højskoleforening,
Adresse: Primulavej 10, 4300 Holbæk.
CVR: 82631828
Website: www.holbaekhoejskoleforening.dk
Kontaktpersoner:
Bestyrelsesformand: Sigrid Diness, T: 2345 1544, M: sigriddiness@gmail.com
Medlemskontakt: Inge N. Nielsen, T: 2048 3806, M: inge.nielsen50@gmail.com
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer.
Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Oplysninger om konstituering.
Oplysninger om foredragsholdere:
Almindelige personoplysninger:
Cpr. nr., navn, bankoplysninger.
Herfra indsamler vi oplysninger
– Vi får oplysningerne fra medlemmer ved din indmeldelse.
– Vi får oplysningerne fra bestyrelsesmedlemmerne ved konstituering.
– Vi får oplysninger fra foredragsholdere ved honorarafregning.
– Vi opdaterer oplysninger, når vi får besked om ændringer.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde er:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger.
Formålene:
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
– Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentindbetaling samt udsendelse af påmindelse i tilfælde af manglende kontingentindbetaling.
– Medlemsliste over aktive medlemmer/ikke aktive (restancer).
– Medlemsdatabasen ajourføres løbende, men du kan altid bede om at blive slettet som medlem af Holbæk Højskoleforening.
Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer:
– Medlemmernes mulighed for at kunne kontakte de enkelte bestyrelsesmedlemmer.
Formål med behandling af oplysninger fra foredragsholdere:
– Udbetaling af honorar og lovpligtig indberetning til SKAT.
– Indgår som en del af regnskabet.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
– Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
– Bevaring af oplysninger med historisk værdi.
– Medlemmernes personoplysninger opbevares i en elektronisk database, administreret af foreningens medlemskontakt
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, hvis det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage, ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke dine personoplysninger uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som medlem af bestyrelsen eller som foredragsholder:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør ud fra nedenstående kriterium:
Ved hvert årsskifte opgøres medlemsskaren. Disse årlige opgørelser arkiveres elektronisk så længe, de har historisk værdi for foreningen.
Bestyrelsesmedlemmer:
Bestyrelsesmedlemmernes personoplysninger udskiftes i takt med ændringer i sammensætning af bestyrelsen og opbevares udelukkende i foreningens arkiv.
Foredragsholdere:
Foredragsholdere afgiver personoplysninger på en honorarblanket, denne opbevares udelukkende som bilag i bogholderiet og efter regnskabsmæssige forskrifter.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
– Retten til indsigt i egne personoplysninger.
– Retten til berigtigelse.
– Retten til sletning.
– Retten til begrænsning af behandling.
– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
– Retten til indsigelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til foreningens bestyrelsesformand eller foreningens medlemskontakt. Vores kontaktoplysninger finder du på side 1 og i det senest udsendte program.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af persondatapolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Persondatapolitikken godkendt på bestyrelsesmøde 12. nov. 2018